如何成功举办一场论坛或者峰会？

那个叫会务指挥官的，不知道你这个是哪里的报价了

这样吧，我们一般不按照价格来算，我们按照活动的规模和形式、内容来讨论。毕竟，20个人的超高端会议超过50万预算也不是没有。

我们先来说说筹备预留的时间吧

100人以内的规模，一天的会议，加前一天的接待和欢迎晚宴，加会议当天的晚宴，第二天的送机。这种类型的，如果会议就是纯室内活动，不用换场地。如果流程和相关制作不是特别复杂，请至少提前2周。

100-300人的规模，通常会用到比较大的场地了，搭建制作会相应复杂，如果流程还是和上面一样，那么至少预留1个月的时间出来进行准备。

300-1000人的规模，通常这样规模的会议是普通酒店能承接的极限了。再多人不是不可以，只是场地客房等方面会受限制了。流程如果依旧是接待，欢迎晚宴，会议，晚宴，送机的话，至少预留2个月的时间

1000人以上，我每年都会参加2次两千人以上规模的行业大会，虽然也是3天，第一天接待加晚宴，第二天一整天的会加晚宴，第三天半天会加晚宴。但是主办方依旧只用2个月的时间就能筹备完成。不过如果你是新手，对待1000人以上的大规模会议，还是请至少预留3个月的准备时间。

接下来是聊一下这些时间都用来干嘛？筹备的时候需要注意点啥？

顺便提一下，我这个都是按照比较高的会议要求来写的。所以会用很多内容，如果你们要求不高，有些可以自行忽略

我们按照时间顺序一个个来

1、场地（包含住宿、晚宴、会议）

场地预定，现场勘查在预算允许的情况下一定要做，如果有客房餐饮需求的话，一并都看了；

沟通内容里，主要就是费用和场地使用的细节，搭建时间安排在什么时候？茶歇有没有？有没有单独的VIP休息室？自助餐怎么算，多余的餐券可以退吗？客房晚宴会场一起订是否有折扣价？VIP来之前必须先拿好房卡，人一到直接进房，不能在前台等开房。

大型的会议还要确认是否在主会场旁边免费提供现场办公室，并配备打印机、网络等办公用品

如果是会议结束，翻台进行晚宴，翻台的细节都要和对方确认；时间多长，参会人员这段时间去哪里？要求高的会议，在翻台时，酒店工作人员翻台的时候一定是不能让参会人员看到的。（见过很多要求不高的会议，翻台的时候，嘉宾在门外等着，酒店服务生就搬着大圆桌从他后面走过，还嚷嚷着让VIP让一下）

要求如果很高的话，就要抠细节了：酒店工作人员的服装必须统一、餐具统一颜色统一款式，甚至可以换成我们提供带logo的餐具；桌布椅套的样式，不行就换我们自己做的；会议现场播放的背景音乐；晚宴的背景音乐；会议现场的香氛、晚宴香氛都是细节啊、晚宴的桌花、签到台的桌花、休息室的桌花、全都要告诉他们，不行就要自己找花艺供应商来做；晚宴菜单，一次的免费试菜，可以要求调酒师或者饼房定制一个会议相关或者和客户相关的特调饮料或者小糕点。如果是大型会议，入住客房很多，可以要求酒店提供自助早餐的菜单，并根据需求商量菜单内容（当入住率超过酒店总客房一定比例之后，早餐buffet是可以定制菜式内容的哦）

场地的宗旨就是和场地多联系，想到什么不确定的就一个电话过去问，问好追封邮件让他确认，切记！！有些场地会赖账的，留下字据是必须的！

会议场地，如果规模在2000人以上，通常会用到体育馆、剧院、会展中心等，这些场地和五星级酒店的区别就是需要提前给他们你们的详细方案，尤其是嘉宾安排、活动流程、搭建布置，用电情况，他们有些是要走消防审批的，甚至人再多点要走公安局备案。

这种规模的场地，往往不光光是开会了，可能还有其他丰富的环节，我们就不展开讨论了。

最后，场地的合同有些会很复杂，自己不懂得就别硬吃，让领导给你意见！

2、RSVP

这个应该说是整个会议的核心价值，尤其是高端会议！

内容很多很复杂，属于只可意会不可言传的高深内容，我就照着自己的经验和思路打了，看不看得懂就看阁下造化了。

嘉宾的邀请，首先是分级，VVIP，VIP，嘉宾，媒体等，后面2个不用说了。我们来说说VVIP和VIP。记住，如果自己的公司老总要入座参加会议的话，必须是最高接待级，原因很简单，用最高级别的接待拍老板马屁。

分完级以后就好办了，VVIP一般不是你能邀请的，基本都是你老板啊、你老大啊他们来联系邀请这个就让他们给你反馈信息就好了，通常情况下你老板或你老大和他们确认了是否来之后，就会给你个电话让你follow up，这个电话通常是那个大人物的助理什么的，那么就该问啥问啥，该聊啥聊啥了。

首先，先要个地址，邀请函必须纸质，还要做得好！哪怕就一份，开刀版上工艺也得纸质！这叫仪式感！这才叫VVIP！

然后，就是让对方尽快和你确认行程，并且告知这个环节的deadline。

通常这些大人物需要做2次行程确认，因此，我们第一次的行程确认最晚安排在会议开始前的7天。

对方需要提供相关的机票信息，酒店的入住信息（身份证啊！）。考虑到有很多大人物不便透露自己的个人信息，可以将酒店的联系方式告知对方助理，让助理去办，只要稍后和酒店确认就行了。

VIP是什么？这个其实就是比VVIP低一级的，这些人，通常也是你的老板和老大会和他们确认档期，然后扔给你一个联系方式。当然，有时候会是一些赞助商，需要你自己联系他们。

那么这里会有一个特殊情况，就是VVIP的助理本身就是VIP，那么你就直接对接VIP了，所以一定要注意自己的话术和礼貌。遇到难协调的事情，一定要让你老大甚至老板出面来协调。实在不行就让VIP再扔个他的助理的电话给你对接，但是这样就会很麻烦了。

VIP一样是要纸质邀请函邮寄的！

以上两个级别的嘉宾，如果有上台环节的，一定要预留足够的时间提前让他们准备，包括发言、PPT演示，不行的话，还得我们帮忙准备。

还有就是媒体的访问，如果有，就要提前给他们，让他们准备，如果有问题他们不想回答，就要和媒体沟通，换问题。还要告诉他们这些媒体的访问会在什么地方以什么形式发布，因为有些人不太方便在媒体上过多出现的。

普通的嘉宾就简单很多，做好邀请话术和Q&A，让公司负责邀请的人一个个电话去打，收集好相应的信息，机票通常是我们来预定，要统筹好他们的抵达时间，出票后发邮件和对方确认，普通嘉宾的行程只需在会议开始前10天进行最终确认就行。

这些人的邀请函可以就发电子版的邀请函（设计过的图片邀请函，不是光打字），切记发邮件，别用微信发个图片给对方，very low。

媒体，这部分会有媒体的同事配合你来做，一样的，针对媒体有媒体的邀请话术和Q&A，提前做好。媒体比较关心会有哪些VIP参加，活动的具体安排和具体内容，是否安排专访或群访等环节。

记住，有些媒体大爷，等级不比VIP低。只是因为他是媒体。

媒体的话， 看你们怎么对待了，如果要发纸质邀请函，必须和VVIP及VIP的纸质邀请函区分设计和制作，原因我后面会说。

然后是一些提醒，VVIP和VIP安排大床房，一人一间，如果有人带家属，一定要帮忙一起预定，但是请和他们沟通好家属的人数不要超太多。

媒体一般是2人一间，所以需要确认性别，安排媒体住宿的时候要媒体的同事帮忙来弄。

VVIP和VIP如无意外，必须是头等舱。媒体中，有些特别大咖的老师最少也得公务舱。

邀请这部分弄完以后，会有一个表格，上面应该包含每一位参会人的姓名、公司、职位、性别、联系方式、身份证信息、航班号、舱位、出发地、出发时间、到达地、达到时间、入住酒店、酒店房型、同住人这些基本信息。

有人会说，普通嘉宾的机票为什么是我们订？这只是给了一个费心费事的假设模式，你可以让嘉宾自己订票，只要确定他们的航班号就行了。

最后，电话确认，VVIP和VIP一定要double confirm他们的行程！！！他们这些人档期满，行程多变，活动开始前3天告诉他们定完就不改了！！再改就让他找你老板谈。

车辆接待，活动所在地的车辆接待是一件很繁琐的事情，要做好了，做出逼格了，绝对比你们想象的要复杂。

VVIP和VIP，专人专车，为了体现私密性和专属服务，必须一人一车，车一定要干净！！！除非对方有需求要与其他人共用一车。车辆怎么也得配个奔驰S宝马7系吧，必须是统一颜色统一型号！（S350和S600谁坐350谁坐600，弄不好就砸饭碗了！）。当然有些如果排斥奔驰宝马的就得另外安排车辆了。如果VVIP和VIP真的有多人共用一车的情况，推荐奔驰viano，有必要的话可以上考斯特。这两年还有用丰田贵士接待VIP的，但是这个始终是小众，只是给个参考意见。因为贵士这个保姆车港台明星用的太多，这几年比较出名。

VVIP和VIP的车辆必须24小时待命，这个是相当困难的，因为租车公司无法给出一辆奔驰S一整天24小时的租用价格，所以这个得和租车公司好好谈。这一块很难很难，尤其是当活动不在北上广这些城市的时候。

VVIP和VIP的车辆上必须有安卓和苹果的充电线、饮用水，纸巾，嘉宾感兴趣的杂志或报纸、会议的流程安排（如果有VVIP和VIP的环节，需要特别标出），另外还有车内空气清新剂、车内播放的音乐请事先和这些老大的助理搭讪，套套喜好什么的。后备箱必须有伞（伞的款式颜色要统一）、急救箱（以防万一）。如果有VVIP或者VIP在午饭或晚饭时间抵达（或飞机延误），需要在车里提前准备好一些食物（他们一般不会吃，但是这会让他们感觉很好）

VVIP和VIP的车，一车一司机，司机服装必须统一（要求高点就是西装领带加白手套），司机必须提前培训相关接待话术，接待流程。

VVIP和VIP的车辆路线，这个是很少有人会做的，如果你要把你的会议做高端，会议体验做好，这部分一定要做，提前到会议所在城市，进行路线彩排。从机场到酒店、酒店到会场（如有需要）、会场到机场的开车路线，在嘉宾用车的差不多的时间段，分别挑出最短路线和最不拥堵的路线。彩排的时候每车上跟一个人，记录下每个路口怎么走，总共用时。回去以后选出最佳路线，然后制作路线图，作为 VVIP和VIP的车辆司机的培训资料。每位司机必须按照路线行驶，这样车辆和嘉宾在路上的时间就非常容易掌控了。做细致的话，包括酒店停车场到酒店正门的路线所需时间这些都要做。

上面这些看着容易，其实很复杂，需要租车公司的人配合完成线路彩排，我们之前经常花一周的时间就用来做路线彩排，挑出最佳路线和备用路线。这是一个需要动脑子，且繁琐的工作。

Shuttle bus，接送普通嘉宾和媒体的车，要分开，一般用到这个车的话不是中巴就是大巴了，有钱就上奔驰、沃尔沃，没钱就大宇、全顺。必须保证每车等待时间不超过30分钟。然后就需要你们计算路上时间，嘉宾及媒体抵达时间，确定shuttle bus数量了，所以机票的安排很重要。

安排不好就会出现一辆大巴就运一个人的情况。。。。。

那么这里做完，你就会有新的活儿要干了

首先是嘉宾接待表要加上接车的内容了，VVIP及VIP的接待车辆的车牌、颜色、司机姓名、电话、shuttle bus的车牌、司机姓名、电话

然后是会议场地或酒店，确认停车位并且提前给司机培训！！！！！大巴有时候真的挺难搞的

车接到人，之后就到酒店了。之前酒店说过了，VVIP VIP要提前和酒店沟通拿到房卡，他们一来就直接进房间。这些级别的老大，他们的房间必须提前准备，通常酒店会有一份小的欢迎礼物，需要和酒店确认，不行的话让他们换，或者就只上卡片，礼物我们自己上。VVIP及VIP的礼品、流程、发言稿、嘉宾证这些乱七八糟的都提前放进他们房间。房间里饮料小吃这些都准备好这个不用我教了吧。然后就是花！！！让酒店准备房间里的鲜花，必须每天换新鲜的，直到贵宾退房。

普通宾客，我们通常的做法是在酒店大堂设立一个我们的活动接待台，提前将所有房卡拿到，嘉宾和媒体要分开签到（就是桌上放两个签到牌，一个是嘉宾，一个是媒体，这很简单）签完到拿完资料袋就结束了。这个接待台，最好保证一直有我们自己的人在，因为有些嘉宾真的很智障，乱七八糟的事儿都不会，要来问。服务体验就体现在有没有这个接待台了。当然，相关的话术和Q&A也要提前培训好

媒体的接待，你一个人是搞不定的，必须有媒体的同事帮忙，然后现场就交给媒体同事吧，媒体的老师们都挺难伺候的。媒体在酒店常见的问题就是房间安排了，这个提前和他们说清楚，现场实在搞不定，就让不愿意合住的自己开一间。或者有些是吸烟和不吸烟的住一块儿了，找其他屋的协调一下就好了

酒店方面，遇到问题就和酒店沟通，现场想办法解决！切忌在现场争论对错，解决问题才是最重要的！

活动现场的接待，VVIP和VIP有专门休息室的话就安排他们提前去休息室，里面一样是饮料小食，鲜花，然后要配1到2名酒店服务生，我们自己人也配一个（我们的老大在这时候不算自己人，别傻乎乎把自己老板扔里面就当是有自己人了）

所有人凭嘉宾证、媒体证入场，VVIP及VIP在正式开始前2分钟，从休息室引导进入会场，并引导入座，他们进会长的门必须和其他人分开。

媒体的专访和群访，没有多余的房间的话就安排在休息室，在会议结束或间隙中进行，专访可以自由点，抓到嘉宾就在背景板前访。

媒体的问题都要提前准备好，然后提前给VVIP和VIP给他们准备回答的内容，采访现场媒体的同事必须在！

看到我提到很多关于话术和Q&A的，这是RSVP中非常重要的一块内容，按照上面说的，都好好做吧，Q&A不光是你一个人，一个公司的事儿，有时候Q&A甚至需要发动你的供应商一起来想。

以上差不多就是RSVP的一些内容，如有遗漏欢迎各位补充！

搭建制作没什么好多说的，看你们的供应商能力和你们对他们的要求了。我们是现场所有材料都要有小样提前给我们提供的，一块木板、一块地毯、一块包舞台边的布我们都要看到摸到！

现场就是盯着搭，别拖时间，晚了就扣钱，还有就是场地里责任都是他们的，什么意思？

和他们说清楚，酒店里如果刮花大理石地面，弄坏酒店地毯或者墙纸，他们自己负责！

所以，一到现场，先拉着酒店和搭建的人碰头！！！作为合作伙伴，也要提醒搭建的人，开始之前场地视频要拍仔细（地面有坏的或者墙上有裂缝或者哪里有问题），留证据。

接下来聊聊现场的第三方人员吧

礼仪，提前培训，服装要准备，妆容要统一，妆容包括发型、眼影、眼线、唇彩、指甲油、耳环、项链、发饰等，根据需求进行安排。礼仪彩排根据不同的活动要进行彩排。礼仪需要注意的主要就是有颁奖环节需要拿东西上台，这个要仔细彩排。然后就是告诉他们，不要让来宾看到她们在玩手机！吃东西喝饮料全都安排到她们的休息区，不能给来宾看到！更不能随便拿现场的小食吃，这很不专业！

保安，当会议需要用到保安的时候，说明这个档次一般都不低了，保安的话统一服装，身材发型都要尽量统一。工作职责基本就是酒店们门口接车的时候、会议现场的时候、晚宴的时候外场、还有就是VVIP休息室到会议现场的通道、以及现场我们公司的临时办公室门口。保安是需要做话术及Q&A培训的，不是光站那儿一问三不知的。有些VVIP是需要全程保安陪同的，这些保安都要挑过，形象要好，人也要聪明。（以前做活动，某公司老大我们每次都指派同一个保安全程跟他，时间久了，这俩人关系就很好，很默契，导致后来我们丢了客户，但他们公司依旧会单独联系我们，点名要那个保安全程陪护他们老板后来的出行）

主持人，这个如果细说，就太多了，简单讲讲注意事项：档期，有些大咖要带团队的，需要当成VIP级别团队接待的。。。然后是服装，一般是我方提供，或者要求告诉他们让他们准备；主持人必须彩排串全场，无论他是否经验丰富。主持人的手卡一定要做，这样站台上才显得好看，手卡上的字要事先让他确认能看见，同时，有题词屏的话，题词屏也是要放串词的，双重保险。主持人现场要有专门的一个同事跟着他，现场情况有变化，直接联系这个同事，让他第一时间告诉主持人。不然找来找去跑来跑去很浪费时间。

同声传译，这一块儿看到过各种各样的，有站stage边上同传的，有后面搭小房子同传的，其实是都可以，看你们的会议需求了。通常情况下，我们的同传会单独搭一个小屋子让他们坐里面工作，保证他们的专注度。同传还是要提前将演讲稿给他们看一下， 让他们稍微有点准备。同传的人费用是定死的，设备的费用按数量来收的，所以数量上要好好斟酌（如果VVIP那一排有一个老外需要同传，那所有VVIP的座位都得配置同传耳机，后面的普通嘉宾可以不配。）

还有，如果发言的外国人有男有女，最好是分开男女同传，别一个男老外在上面讲，同传耳机里传出来一个女的中文声音，很奇怪。

速记，这个，用得不是很多，但如果要用速记，一定要安排他们坐在单独的区域里进行，他们那个速记器噼噼啪啪好几个人一起按的时候确实挺吵的。

演职人员，档期一定要排出来，有些还是有演出设备的，要提前运；演出的人尽量提前一天晚上就到，这很重要。演出的内容提前一定要现场看一遍效果，尤其是乐队的，一定要听一次他们的现场。不要光让他们寄个CD就算审节目了。大咔嘉宾也尽量让经纪人安排一次现场观摩的机会，了解下他最近的状态。彩排做仔细，设备调试要和设备供应商、酒店、搭建多方协调，统一进行。

他们的休息室，要和礼仪分开，切记！！！

摄影摄像，空镜一定要拍！！要提前告诉他们每个VVIP和VIP的长相名字，就是照片配名字，让他们知道。然后就是活动环节，哪些重点要拍，都告诉他们，别到时候他们无所事事在那儿拍礼仪或者聊天。通常是从酒店抵达开始就要拍了，所以他们必须提前到。如果是多家公司完成摄影摄像，一定要让他们协调好各自的机位。别到时候拍大合影的时候2个摄影在stage前面抢机位打起来（我真见过）。所有涉及到现场直播或者现场剪片的都要提前将方案都做详细。摄影组摄像组要有专门的同事全程跟（空镜也要跟）。结束后，所有拍摄内容都要有光盘或移动硬盘备份（我们通常是让对方刻盘寄过来）

通常第三方人员就是以上这些了，欢迎各位补充。

着重补充一点：彩排

VVIP和VIP有上台环节需要彩排的，请一定尽量安排他们参加彩排！！！！！！！！

VVIP和VIP有上台环节需要彩排的，请一定尽量安排他们参加彩排！！！！！！！！

VVIP和VIP有上台环节需要彩排的，请一定尽量安排他们参加彩排！！！！！！！！

说多了，自己有点乱了。稍微说点废话，流程根据你们自己的想法来弄，峰会要做高端，形式上变化不太多。只是当人数规模达到一定数量后，得想办法提升他们的兴趣，比如分开多个分论坛？比如同时办个小型展会？比如晚宴结束弄个千人规模的小演唱会？这个就看你们了。流程和形式上真不能给你太多建议，会把你框死。

我们说说公司这边的安排吧，首先是钱，备用金要留足，会有很多钱是要现场结算的，有需要的话，财务都需要跟去现场。现场人员的话，看你的规模和成员的能力了。能力强的，接待1个人跟，酒店1个人跟（活动开始前可以协助接待），媒体1个人跟，现场的搭建制作1个人跟（整个舞台及后台都是他跟，第三方演职人员、礼仪也是他跟），跟酒店的人现场可以跟摄影摄像、主持人专门一个人跟，接待的人在会议现场cueVIP，控台上1个leader，财务负责后勤和钱。现场7个人，hold个三五百人的会没什么太大的难度。

公司在邀请嘉宾的时候由于打电话确认行程这个过程非常繁琐，可以外包或找part time，但是要做培训。

执行团队，尤其是现场的执行，不够就要请外援，或者将某部分执行直接外包给其他公司，一定要有经验的，并且要有相同执行理念的（别我们想整一高逼格的，外包团队来一个只要完成就是100分的团队）。

出发前，所有paper work做仔细,请参考

想问一下，做线下活动执行一般都有五大表格：物料表；人员分工表；现场活动流程表。我知道的有这3个， 还有哪些基础的东西或者表是要准备的呢？ - milo 的回答

搭建开始前一晚，召集所有供应商现场会议，来不了的就电话会议。因为现场总会和预想有些不同，需要沟通解决。

宣传这块儿应该大同小异，给点小tips：

首先，新闻稿，肯定是要给的，从开始前，到活动当天，再到后续，大方向一定是我们来把握，不能让媒体瞎写

KOL的力量不可小觑，在圈子内的影响还是有的

这几年火热的视频直播，在有些会议的宣传上效果显著，所以网红主播又开始火了

最后，赞助商，别忘了，任何规模的会议都可以找赞助商！！！所以把你的逼格做高端，让赞助商愿意掏钱是很有必要的。

然后就打上鸡血干活吧！！！！！！！！！！！！

如何成功举办一场论坛或者峰会？

那个叫会务指挥官的，不知道你这个是哪里的报价了

这样吧，我们一般不按照价格来算，我们按照活动的规模和形式、内容来讨论。毕竟，20个人的超高端会议超过50万预算也不是没有。

我们先来说说筹备预留的时间吧

100人以内的规模，一天的会议，加前一天的接待和欢迎晚宴，加会议当天的晚宴，第二天的送机。这种类型的，如果会议就是纯室内活动，不用换场地。如果流程和相关制作不是特别复杂，请至少提前2周。

100-300人的规模，通常会用到比较大的场地了，搭建制作会相应复杂，如果流程还是和上面一样，那么至少预留1个月的时间出来进行准备。

300-1000人的规模，通常这样规模的会议是普通酒店能承接的极限了。再多人不是不可以，只是场地客房等方面会受限制了。流程如果依旧是接待，欢迎晚宴，会议，晚宴，送机的话，至少预留2个月的时间

1000人以上，我每年都会参加2次两千人以上规模的行业大会，虽然也是3天，第一天接待加晚宴，第二天一整天的会加晚宴，第三天半天会加晚宴。但是主办方依旧只用2个月的时间就能筹备完成。不过如果你是新手，对待1000人以上的大规模会议，还是请至少预留3个月的准备时间。

接下来是聊一下这些时间都用来干嘛？筹备的时候需要注意点啥？

顺便提一下，我这个都是按照比较高的会议要求来写的。所以会用很多内容，如果你们要求不高，有些可以自行忽略

我们按照时间顺序一个个来

1、场地（包含住宿、晚宴、会议）

场地预定，现场勘查在预算允许的情况下一定要做，如果有客房餐饮需求的话，一并都看了；

沟通内容里，主要就是费用和场地使用的细节，搭建时间安排在什么时候？茶歇有没有？有没有单独的VIP休息室？自助餐怎么算，多余的餐券可以退吗？客房晚宴会场一起订是否有折扣价？VIP来之前必须先拿好房卡，人一到直接进房，不能在前台等开房。

大型的会议还要确认是否在主会场旁边免费提供现场办公室，并配备打印机、网络等办公用品

如果是会议结束，翻台进行晚宴，翻台的细节都要和对方确认；时间多长，参会人员这段时间去哪里？要求高的会议，在翻台时，酒店工作人员翻台的时候一定是不能让参会人员看到的。（见过很多要求不高的会议，翻台的时候，嘉宾在门外等着，酒店服务生就搬着大圆桌从他后面走过，还嚷嚷着让VIP让一下）

要求如果很高的话，就要抠细节了：酒店工作人员的服装必须统一、餐具统一颜色统一款式，甚至可以换成我们提供带logo的餐具；桌布椅套的样式，不行就换我们自己做的；会议现场播放的背景音乐；晚宴的背景音乐；会议现场的香氛、晚宴香氛都是细节啊、晚宴的桌花、签到台的桌花、休息室的桌花、全都要告诉他们，不行就要自己找花艺供应商来做；晚宴菜单，一次的免费试菜，可以要求调酒师或者饼房定制一个会议相关或者和客户相关的特调饮料或者小糕点。如果是大型会议，入住客房很多，可以要求酒店提供自助早餐的菜单，并根据需求商量菜单内容（当入住率超过酒店总客房一定比例之后，早餐buffet是可以定制菜式内容的哦）

场地的宗旨就是和场地多联系，想到什么不确定的就一个电话过去问，问好追封邮件让他确认，切记！！有些场地会赖账的，留下字据是必须的！

会议场地，如果规模在2000人以上，通常会用到体育馆、剧院、会展中心等，这些场地和五星级酒店的区别就是需要提前给他们你们的详细方案，尤其是嘉宾安排、活动流程、搭建布置，用电情况，他们有些是要走消防审批的，甚至人再多点要走公安局备案。

这种规模的场地，往往不光光是开会了，可能还有其他丰富的环节，我们就不展开讨论了。

最后，场地的合同有些会很复杂，自己不懂得就别硬吃，让领导给你意见！

2、RSVP

这个应该说是整个会议的核心价值，尤其是高端会议！

内容很多很复杂，属于只可意会不可言传的高深内容，我就照着自己的经验和思路打了，看不看得懂就看阁下造化了。

嘉宾的邀请，首先是分级，VVIP，VIP，嘉宾，媒体等，后面2个不用说了。我们来说说VVIP和VIP。记住，如果自己的公司老总要入座参加会议的话，必须是最高接待级，原因很简单，用最高级别的接待拍老板马屁。

分完级以后就好办了，VVIP一般不是你能邀请的，基本都是你老板啊、你老大啊他们来联系邀请这个就让他们给你反馈信息就好了，通常情况下你老板或你老大和他们确认了是否来之后，就会给你个电话让你follow up，这个电话通常是那个大人物的助理什么的，那么就该问啥问啥，该聊啥聊啥了。

首先，先要个地址，邀请函必须纸质，还要做得好！哪怕就一份，开刀版上工艺也得纸质！这叫仪式感！这才叫VVIP！

然后，就是让对方尽快和你确认行程，并且告知这个环节的deadline。

通常这些大人物需要做2次行程确认，因此，我们第一次的行程确认最晚安排在会议开始前的7天。

对方需要提供相关的机票信息，酒店的入住信息（身份证啊！）。考虑到有很多大人物不便透露自己的个人信息，可以将酒店的联系方式告知对方助理，让助理去办，只要稍后和酒店确认就行了。

VIP是什么？这个其实就是比VVIP低一级的，这些人，通常也是你的老板和老大会和他们确认档期，然后扔给你一个联系方式。当然，有时候会是一些赞助商，需要你自己联系他们。

那么这里会有一个特殊情况，就是VVIP的助理本身就是VIP，那么你就直接对接VIP了，所以一定要注意自己的话术和礼貌。遇到难协调的事情，一定要让你老大甚至老板出面来协调。实在不行就让VIP再扔个他的助理的电话给你对接，但是这样就会很麻烦了。

VIP一样是要纸质邀请函邮寄的！

以上两个级别的嘉宾，如果有上台环节的，一定要预留足够的时间提前让他们准备，包括发言、PPT演示，不行的话，还得我们帮忙准备。

还有就是媒体的访问，如果有，就要提前给他们，让他们准备，如果有问题他们不想回答，就要和媒体沟通，换问题。还要告诉他们这些媒体的访问会在什么地方以什么形式发布，因为有些人不太方便在媒体上过多出现的。

普通的嘉宾就简单很多，做好邀请话术和Q&A，让公司负责邀请的人一个个电话去打，收集好相应的信息，机票通常是我们来预定，要统筹好他们的抵达时间，出票后发邮件和对方确认，普通嘉宾的行程只需在会议开始前10天进行最终确认就行。

这些人的邀请函可以就发电子版的邀请函（设计过的图片邀请函，不是光打字），切记发邮件，别用微信发个图片给对方，very low。

媒体，这部分会有媒体的同事配合你来做，一样的，针对媒体有媒体的邀请话术和Q&A，提前做好。媒体比较关心会有哪些VIP参加，活动的具体安排和具体内容，是否安排专访或群访等环节。

记住，有些媒体大爷，等级不比VIP低。只是因为他是媒体。

媒体的话， 看你们怎么对待了，如果要发纸质邀请函，必须和VVIP及VIP的纸质邀请函区分设计和制作，原因我后面会说。

然后是一些提醒，VVIP和VIP安排大床房，一人一间，如果有人带家属，一定要帮忙一起预定，但是请和他们沟通好家属的人数不要超太多。

媒体一般是2人一间，所以需要确认性别，安排媒体住宿的时候要媒体的同事帮忙来弄。

VVIP和VIP如无意外，必须是头等舱。媒体中，有些特别大咖的老师最少也得公务舱。

邀请这部分弄完以后，会有一个表格，上面应该包含每一位参会人的姓名、公司、职位、性别、联系方式、身份证信息、航班号、舱位、出发地、出发时间、到达地、达到时间、入住酒店、酒店房型、同住人这些基本信息。

有人会说，普通嘉宾的机票为什么是我们订？这只是给了一个费心费事的假设模式，你可以让嘉宾自己订票，只要确定他们的航班号就行了。

最后，电话确认，VVIP和VIP一定要double confirm他们的行程！！！他们这些人档期满，行程多变，活动开始前3天告诉他们定完就不改了！！再改就让他找你老板谈。

车辆接待，活动所在地的车辆接待是一件很繁琐的事情，要做好了，做出逼格了，绝对比你们想象的要复杂。

VVIP和VIP，专人专车，为了体现私密性和专属服务，必须一人一车，车一定要干净！！！除非对方有需求要与其他人共用一车。车辆怎么也得配个奔驰S宝马7系吧，必须是统一颜色统一型号！（S350和S600谁坐350谁坐600，弄不好就砸饭碗了！）。当然有些如果排斥奔驰宝马的就得另外安排车辆了。如果VVIP和VIP真的有多人共用一车的情况，推荐奔驰viano，有必要的话可以上考斯特。这两年还有用丰田贵士接待VIP的，但是这个始终是小众，只是给个参考意见。因为贵士这个保姆车港台明星用的太多，这几年比较出名。

VVIP和VIP的车辆必须24小时待命，这个是相当困难的，因为租车公司无法给出一辆奔驰S一整天24小时的租用价格，所以这个得和租车公司好好谈。这一块很难很难，尤其是当活动不在北上广这些城市的时候。

VVIP和VIP的车辆上必须有安卓和苹果的充电线、饮用水，纸巾，嘉宾感兴趣的杂志或报纸、会议的流程安排（如果有VVIP和VIP的环节，需要特别标出），另外还有车内空气清新剂、车内播放的音乐请事先和这些老大的助理搭讪，套套喜好什么的。后备箱必须有伞（伞的款式颜色要统一）、急救箱（以防万一）。如果有VVIP或者VIP在午饭或晚饭时间抵达（或飞机延误），需要在车里提前准备好一些食物（他们一般不会吃，但是这会让他们感觉很好）

VVIP和VIP的车，一车一司机，司机服装必须统一（要求高点就是西装领带加白手套），司机必须提前培训相关接待话术，接待流程。

VVIP和VIP的车辆路线，这个是很少有人会做的，如果你要把你的会议做高端，会议体验做好，这部分一定要做，提前到会议所在城市，进行路线彩排。从机场到酒店、酒店到会场（如有需要）、会场到机场的开车路线，在嘉宾用车的差不多的时间段，分别挑出最短路线和最不拥堵的路线。彩排的时候每车上跟一个人，记录下每个路口怎么走，总共用时。回去以后选出最佳路线，然后制作路线图，作为 VVIP和VIP的车辆司机的培训资料。每位司机必须按照路线行驶，这样车辆和嘉宾在路上的时间就非常容易掌控了。做细致的话，包括酒店停车场到酒店正门的路线所需时间这些都要做。

上面这些看着容易，其实很复杂，需要租车公司的人配合完成线路彩排，我们之前经常花一周的时间就用来做路线彩排，挑出最佳路线和备用路线。这是一个需要动脑子，且繁琐的工作。

Shuttle bus，接送普通嘉宾和媒体的车，要分开，一般用到这个车的话不是中巴就是大巴了，有钱就上奔驰、沃尔沃，没钱就大宇、全顺。必须保证每车等待时间不超过30分钟。然后就需要你们计算路上时间，嘉宾及媒体抵达时间，确定shuttle bus数量了，所以机票的安排很重要。

安排不好就会出现一辆大巴就运一个人的情况。。。。。

那么这里做完，你就会有新的活儿要干了

首先是嘉宾接待表要加上接车的内容了，VVIP及VIP的接待车辆的车牌、颜色、司机姓名、电话、shuttle bus的车牌、司机姓名、电话

然后是会议场地或酒店，确认停车位并且提前给司机培训！！！！！大巴有时候真的挺难搞的

车接到人，之后就到酒店了。之前酒店说过了，VVIP VIP要提前和酒店沟通拿到房卡，他们一来就直接进房间。这些级别的老大，他们的房间必须提前准备，通常酒店会有一份小的欢迎礼物，需要和酒店确认，不行的话让他们换，或者就只上卡片，礼物我们自己上。VVIP及VIP的礼品、流程、发言稿、嘉宾证这些乱七八糟的都提前放进他们房间。房间里饮料小吃这些都准备好这个不用我教了吧。然后就是花！！！让酒店准备房间里的鲜花，必须每天换新鲜的，直到贵宾退房。

普通宾客，我们通常的做法是在酒店大堂设立一个我们的活动接待台，提前将所有房卡拿到，嘉宾和媒体要分开签到（就是桌上放两个签到牌，一个是嘉宾，一个是媒体，这很简单）签完到拿完资料袋就结束了。这个接待台，最好保证一直有我们自己的人在，因为有些嘉宾真的很智障，乱七八糟的事儿都不会，要来问。服务体验就体现在有没有这个接待台了。当然，相关的话术和Q&A也要提前培训好

媒体的接待，你一个人是搞不定的，必须有媒体的同事帮忙，然后现场就交给媒体同事吧，媒体的老师们都挺难伺候的。媒体在酒店常见的问题就是房间安排了，这个提前和他们说清楚，现场实在搞不定，就让不愿意合住的自己开一间。或者有些是吸烟和不吸烟的住一块儿了，找其他屋的协调一下就好了

酒店方面，遇到问题就和酒店沟通，现场想办法解决！切忌在现场争论对错，解决问题才是最重要的！

活动现场的接待，VVIP和VIP有专门休息室的话就安排他们提前去休息室，里面一样是饮料小食，鲜花，然后要配1到2名酒店服务生，我们自己人也配一个（我们的老大在这时候不算自己人，别傻乎乎把自己老板扔里面就当是有自己人了）

所有人凭嘉宾证、媒体证入场，VVIP及VIP在正式开始前2分钟，从休息室引导进入会场，并引导入座，他们进会长的门必须和其他人分开。

媒体的专访和群访，没有多余的房间的话就安排在休息室，在会议结束或间隙中进行，专访可以自由点，抓到嘉宾就在背景板前访。

媒体的问题都要提前准备好，然后提前给VVIP和VIP给他们准备回答的内容，采访现场媒体的同事必须在！

看到我提到很多关于话术和Q&A的，这是RSVP中非常重要的一块内容，按照上面说的，都好好做吧，Q&A不光是你一个人，一个公司的事儿，有时候Q&A甚至需要发动你的供应商一起来想。

以上差不多就是RSVP的一些内容，如有遗漏欢迎各位补充！

搭建制作没什么好多说的，看你们的供应商能力和你们对他们的要求了。我们是现场所有材料都要有小样提前给我们提供的，一块木板、一块地毯、一块包舞台边的布我们都要看到摸到！

现场就是盯着搭，别拖时间，晚了就扣钱，还有就是场地里责任都是他们的，什么意思？

和他们说清楚，酒店里如果刮花大理石地面，弄坏酒店地毯或者墙纸，他们自己负责！

所以，一到现场，先拉着酒店和搭建的人碰头！！！作为合作伙伴，也要提醒搭建的人，开始之前场地视频要拍仔细（地面有坏的或者墙上有裂缝或者哪里有问题），留证据。

接下来聊聊现场的第三方人员吧

礼仪，提前培训，服装要准备，妆容要统一，妆容包括发型、眼影、眼线、唇彩、指甲油、耳环、项链、发饰等，根据需求进行安排。礼仪彩排根据不同的活动要进行彩排。礼仪需要注意的主要就是有颁奖环节需要拿东西上台，这个要仔细彩排。然后就是告诉他们，不要让来宾看到她们在玩手机！吃东西喝饮料全都安排到她们的休息区，不能给来宾看到！更不能随便拿现场的小食吃，这很不专业！

保安，当会议需要用到保安的时候，说明这个档次一般都不低了，保安的话统一服装，身材发型都要尽量统一。工作职责基本就是酒店们门口接车的时候、会议现场的时候、晚宴的时候外场、还有就是VVIP休息室到会议现场的通道、以及现场我们公司的临时办公室门口。保安是需要做话术及Q&A培训的，不是光站那儿一问三不知的。有些VVIP是需要全程保安陪同的，这些保安都要挑过，形象要好，人也要聪明。（以前做活动，某公司老大我们每次都指派同一个保安全程跟他，时间久了，这俩人关系就很好，很默契，导致后来我们丢了客户，但他们公司依旧会单独联系我们，点名要那个保安全程陪护他们老板后来的出行）

主持人，这个如果细说，就太多了，简单讲讲注意事项：档期，有些大咖要带团队的，需要当成VIP级别团队接待的。。。然后是服装，一般是我方提供，或者要求告诉他们让他们准备；主持人必须彩排串全场，无论他是否经验丰富。主持人的手卡一定要做，这样站台上才显得好看，手卡上的字要事先让他确认能看见，同时，有题词屏的话，题词屏也是要放串词的，双重保险。主持人现场要有专门的一个同事跟着他，现场情况有变化，直接联系这个同事，让他第一时间告诉主持人。不然找来找去跑来跑去很浪费时间。

同声传译，这一块儿看到过各种各样的，有站stage边上同传的，有后面搭小房子同传的，其实是都可以，看你们的会议需求了。通常情况下，我们的同传会单独搭一个小屋子让他们坐里面工作，保证他们的专注度。同传还是要提前将演讲稿给他们看一下， 让他们稍微有点准备。同传的人费用是定死的，设备的费用按数量来收的，所以数量上要好好斟酌（如果VVIP那一排有一个老外需要同传，那所有VVIP的座位都得配置同传耳机，后面的普通嘉宾可以不配。）

还有，如果发言的外国人有男有女，最好是分开男女同传，别一个男老外在上面讲，同传耳机里传出来一个女的中文声音，很奇怪。

速记，这个，用得不是很多，但如果要用速记，一定要安排他们坐在单独的区域里进行，他们那个速记器噼噼啪啪好几个人一起按的时候确实挺吵的。

演职人员，档期一定要排出来，有些还是有演出设备的，要提前运；演出的人尽量提前一天晚上就到，这很重要。演出的内容提前一定要现场看一遍效果，尤其是乐队的，一定要听一次他们的现场。不要光让他们寄个CD就算审节目了。大咔嘉宾也尽量让经纪人安排一次现场观摩的机会，了解下他最近的状态。彩排做仔细，设备调试要和设备供应商、酒店、搭建多方协调，统一进行。

他们的休息室，要和礼仪分开，切记！！！

摄影摄像，空镜一定要拍！！要提前告诉他们每个VVIP和VIP的长相名字，就是照片配名字，让他们知道。然后就是活动环节，哪些重点要拍，都告诉他们，别到时候他们无所事事在那儿拍礼仪或者聊天。通常是从酒店抵达开始就要拍了，所以他们必须提前到。如果是多家公司完成摄影摄像，一定要让他们协调好各自的机位。别到时候拍大合影的时候2个摄影在stage前面抢机位打起来（我真见过）。所有涉及到现场直播或者现场剪片的都要提前将方案都做详细。摄影组摄像组要有专门的同事全程跟（空镜也要跟）。结束后，所有拍摄内容都要有光盘或移动硬盘备份（我们通常是让对方刻盘寄过来）

通常第三方人员就是以上这些了，欢迎各位补充。

着重补充一点：彩排

VVIP和VIP有上台环节需要彩排的，请一定尽量安排他们参加彩排！！！！！！！！

VVIP和VIP有上台环节需要彩排的，请一定尽量安排他们参加彩排！！！！！！！！

VVIP和VIP有上台环节需要彩排的，请一定尽量安排他们参加彩排！！！！！！！！

说多了，自己有点乱了。稍微说点废话，流程根据你们自己的想法来弄，峰会要做高端，形式上变化不太多。只是当人数规模达到一定数量后，得想办法提升他们的兴趣，比如分开多个分论坛？比如同时办个小型展会？比如晚宴结束弄个千人规模的小演唱会？这个就看你们了。流程和形式上真不能给你太多建议，会把你框死。

我们说说公司这边的安排吧，首先是钱，备用金要留足，会有很多钱是要现场结算的，有需要的话，财务都需要跟去现场。现场人员的话，看你的规模和成员的能力了。能力强的，接待1个人跟，酒店1个人跟（活动开始前可以协助接待），媒体1个人跟，现场的搭建制作1个人跟（整个舞台及后台都是他跟，第三方演职人员、礼仪也是他跟），跟酒店的人现场可以跟摄影摄像、主持人专门一个人跟，接待的人在会议现场cueVIP，控台上1个leader，财务负责后勤和钱。现场7个人，hold个三五百人的会没什么太大的难度。

公司在邀请嘉宾的时候由于打电话确认行程这个过程非常繁琐，可以外包或找part time，但是要做培训。

执行团队，尤其是现场的执行，不够就要请外援，或者将某部分执行直接外包给其他公司，一定要有经验的，并且要有相同执行理念的（别我们想整一高逼格的，外包团队来一个只要完成就是100分的团队）。

出发前，所有paper work做仔细,请参考

想问一下，做线下活动执行一般都有五大表格：物料表；人员分工表；现场活动流程表。我知道的有这3个， 还有哪些基础的东西或者表是要准备的呢？ - milo 的回答

搭建开始前一晚，召集所有供应商现场会议，来不了的就电话会议。因为现场总会和预想有些不同，需要沟通解决。

宣传这块儿应该大同小异，给点小tips：

首先，新闻稿，肯定是要给的，从开始前，到活动当天，再到后续，大方向一定是我们来把握，不能让媒体瞎写

KOL的力量不可小觑，在圈子内的影响还是有的

这几年火热的视频直播，在有些会议的宣传上效果显著，所以网红主播又开始火了

最后，赞助商，别忘了，任何规模的会议都可以找赞助商！！！所以把你的逼格做高端，让赞助商愿意掏钱是很有必要的。

然后就打上鸡血干活吧！！！！！！！！！！！！

如何成功举办一场论坛或者峰会？

在疫情期间，我们见证了许多行业峰会，将专业分享和圆桌论坛都搬到了线上直播中，并且取得了不错的直播效果！

“主办方有话说”是由活动行发起的活动共生体计划——主办方community&智库衍生的系列活动，每周将会有不同领域的主办方，在全国活动行主办方community分享关于他/她对活动的理解以及通过活动所传递的理念和方法论。

主办方有话说Vol.6期邀请——徐志斌老师 ，对一系列问题进行了深度思考与探索。行业大会是否对所有企业有着同样的重要性？活动门票售罄的关键是什么？不同行业在线上活动运营上有哪些不一样的玩法？

分享内容：

1.关于见实和徐志斌

2.线下大会中，那些影响核心价值的小细节

3.如何做到场场门票售罄

关于见实和徐志斌

徐志斌老师身上的标签很多，见实CEO，《小群效应》、《即时引爆》、《社交红利》作者，也正是这些tag，使得见实的线下活动总是能够借由社交分享爆发一波抢票热潮！

到这里就不得不“炫耀”一下见实线下大会的成绩了：

见实团队现在7人，18年6月刚刚成立，3个月后就举办了第一次行业千人大会，去年做了两次千人大会。3场大会下来，如果要说结果数据的话：

-每次票务都坚持不赠送、不打折原则；全部售罄；实际总是提前5-7天提前售罄；

- 实际会场则总是超出300-400人左右；

- 每次都选择活动行做独家合作，在城市的大会排名中每次总是能占到前三；

这个结果无疑是让人自豪的。

因为一是卖票本来就很难，二是见实的票价着实不低，三是还提前售罄，四是北京、9-10月的黄金会议高峰期，无数高手和大企、无数非常牛的会议扎堆，能悄悄挤入活动行的排名前三，当然值得非常开心。而且，还这么少的人力准备！

去年底见实的私域大会之后，一家合作伙伴现场卷走了1400+意向客户扫码关注企业微信，基本上是现场到达的人，加上部分是PPT扩散出去后关注的。到现在，他们已经签约了40多家大客户，更多意向客户还在洽谈和沟通过程中，预计后续还会有更多转化；而在当时的现场，他们第一次带走了80个客户和6个大代理，甚至还谈定了一个合资公司。

另一位见实的合作伙伴，大会扫码的意向客户也签约了30多家大客户，占客户来源总量的5%；同样，他们还有更多的客户在转化过程中；

这些是见实半月前，特意和合作伙伴做的一次盘点，他们告知的数据。事实上，他们还告知，并没有完全统计完成，及转化仍在继续...

线下大会中 那些影响核心价值的小细节

1

为什么坚持卖票，不打折不赠送？

因为来的人群因此精准、有需求，大家奔着实际问题来的大会，所以实际效果才会非常很好；

而且这个小细节还会带来另一个结果数据：

活动行统计到的见实的大会的签到率应该在85%以上。

这个签到率在活动中算是比较高。实际签到率则远超这个，因为不签到的人并不是不来，相反，见实大会总是会超员30%-40%左右。

高的签到率也让现场气氛很好，见实每次大会9点准时开始，开始时会场已经满了，到下午5-6点结束的时候，现场也是满的。

当付费遴选出精准人群时，大家愿意从头听到尾，愿意深度交流和沟通。

这也是坚持收费，坚持不赠票的原因。

2

定价策略至于定价策略，其实没想过太多，因为收费特别高，场地费也还是不够，还是亏的状态。所以按照行业最多的价格定了一个，也就是199-299左右。如今年见实大会定价是299，线上99，VIP票1999，而去年则是线下199。

当时的想法很简单，这个价格能被普遍采用，一定是被市场接纳的。当推出后，发现大家都觉得在接受区间内，因此，价格的确定就是随大溜走。

3

线下大会真正的核心，什么是好内容？说起超高的签到率，以及相对“朴实”的定价，徐志斌认为这些都是有点自夸的感觉。

组一场大会，核心下力气的地方是两个核心角度：

一个是 议题的组织和嘉宾的组合；这个强调“厚重”和“组合”；

第二个是 前置传播。这个强调提前将所有干货都砸出来；

换句话说，人家付费了也不会从头听到尾，关键是你得有好东西。但什么是好东西？

首先就是第一点，“议题的组织和嘉宾的组合”。

今年见实大会定在9月8日，也是接下来这几天了，于是我们就以今年这个大会为例来聊聊。

今年大会定的主题非常非常平，就是“我们的增长”，没啥大词，平和安静。

但这个主题的确定，是因为见实做了一个调研，找了200多CEO、创业者，和从业者，一个个聊过去，问他们现在关心的问题、碰到的问题、想聊的话题，及2020下半年规划、业务关注点。

不论在什么行业，或身处什么段位，其中超过9成直言回复说：

“必须是业务增长，要带着企业活下去”。

在这个核心话题下，CEO们又分别关注：如何更高效获得客户、今天的投放如何提升效率？市场新常态已经变成什么样了？在新常态下，有哪些新创业机会、新市场玩法浮现？企业该如何在新常态下转型升级？……等等等等，都是现实问题。

可以说，增长从来没有像今天这样迫在眉睫过，尤其是疫情所带来逆境下的收入增长、业务增长。因此干脆将2020见实大会年度主题定名为“我们的增长”。

第二点 嘉宾的确定

这个定了，嘉宾就因此就定了。

见实将去年下半年和今年截至到现在，所能看到的案例做一个梳理，抽离出两个起到关键的增长体系。

一是挑选出一个非常非常有代表性的团队，做领头分享

二是因此请到很多围绕这个增长体系的不同领域创业团队、关键角色到现场。

所有这些嘉宾，不拘泥是不是这个行业，相反，只要在一个大逻辑下，我们会请来许多跨界的嘉宾。

如前年我们请来《我不是药神》的出品人、去年我们请来《长安十二时辰》的出品人，还有《天龙八部》等网游大佬、国内最大的网剧公司，就是因为他们在这些关键话题上的理解和运用，要么早就深入的不得了，要么是另一个领域的跨界大运用，让大家可以脑洞开非常非常多。

这样的话，加上一个起题的标杆案例，加上刚才说的跨界嘉宾，就非常丰满了。

通常，一场大会，类似这样的话题互相咬合、嘉宾跨界组合的大话题，要准备四个。在这样的前提下，现场信息会非常满，因此议题也会非常紧凑。用户很难不从头听到尾。

第三点 私享会的组建

因为20-30分钟的分享通常不过瘾，这时见实会另外请嘉宾再做一个小时的更深度的分享，这个通常不报道、不整理，大家私密聊和听。私享会是大会的重要组成部分，但嘉宾和大会不太一样，只有少数重叠；

这就是见实所说的组合和丰满。形式组合、嘉宾组合、场景组合，话题很满、信息很满，时间很满。

在这个方向上的追求，还有另外一些，如配合重度的白皮书发布。

那是一个一个团队聊下来梳理的白皮书，也是耗时耗力的巨大工程，但分享和裂变效果很好，用户讨论也很积极和热烈。通常几个月过去了，白皮书还在被不断下载，不断有合作伙伴上门问询白皮书中涉及到的某个问题。

见实的大会习惯“做多，和做重”。而且，徐志斌认为，行业中十分需要重度的内容，这真的太稀缺了。

4

行业大会怎么定位的？是为品牌还是为转化？行业大会是怎么定位的？这是活动行对于每个主办方提出的第一个问题。

但真实情况是，见实想的不是这个，而是这种议题组合下来，特别像深度课程，所以很多人把来见实大会当成是深度学习。

今年6月6日见实还组了一个线上11小时大直播，主题是聊私域流量，请了很多嘉宾，每人40分钟展开深聊。结果3万多人从头跟着听到尾，13万人听了大概1小时以上，徐志斌说在现场客串主持都觉得累的不行，特别佩服那些朋友们。后来一次就在群里问到用户，感觉咋样？为啥听这么长时间？

很多人回答说：这是他们听的最过瘾、最专业和深入的一次课程！

这有些哭笑不得，怎么成了课程呢？

但平时的习惯是这样，就是请了很多人在一起，不掏出干货来，互相有很深的启发就觉得浪费时间，大会的组织也往这个方向走了，觉得一年了，很多神人一堆思考和经验，该出来释放一下了，不能老自己一个人乐。大家一起乐才是真的乐。况且，高手是孤独的，他真的需要印证。

所以，不管是线下大会，还是私享会，还是直播，还是沙龙，不管什么形式和主题，见实的特点都一样：内容丰满、嘉宾分享的干货互相咬合。

5

行业干货扎堆，如何做好流程设计？其实，当这些定了，另外一些问题就迎刃而解，如流程怎么设计？如一些嘉宾怎么取舍？

通常，见实大会，甚至都没主办方致辞和发言，即使有，也是放在最后的环节说谢谢。更没有其他什么务虚的致辞，一开场就是重磅的分享，然后从那开始，一路串下来。

以及，行业中都会有一些不得不请的巨头和大公司，但这时，真的是不得不请？必须请来做发言？要知道，请了也很尴尬，因为一是他们时间也紧张，邀请过程会反复变化，二是来了也不一定会讲新东西，往往是讲了无数次的“旧货”——这不是说他们讲的不好，而是因为这类公司的分享通常要有分享的授权、迭代速度也无法跟上外界需求等，所以重复在所难免。

这时，决定请不请其实就看议题——如果对方和你一碰，立刻思路爆炸，这时必须请，对方也会讲出很high的新内容。

丰满的内容和相互组合的议题设置，会保证与会来人的数量、质量和会场效果。

如何做到场场门票售罄

卖票很难的，怎么卖呢？

见实采取的策略就是前置传播。

即前期确定嘉宾和议题后，就提前对嘉宾专访，一篇篇重度干货文章砸下去，通常，一篇文章下去，背后的销售票数就直接可见。

例如，盲售状态，即只确定大会主题，没有确定嘉宾和议题时，大致可以销售出100-200张票左右（这个前提是粉丝已经追随见实多年，基本很信赖见实的推荐和会议，这部分是IP的力量）。

议题和嘉宾确定后，见实会开始邀约对话，这时，每一篇文章背后，都在50-100张票左右，有的甚至达到300-400张票，值得留意的是，这些嘉宾可能并非大名人，关键是手中干货扎实。

因此，实际门票走的时间，真正只有2周左右，就会迅速销售一空。就是干货文章带来的。

见实有几个媒体的长期合作伙伴，他们通常也在南方做大会，大家经常互相帮忙。有一次他们组私董会，结果30个名额，见实就转化了21个。加上见实大会效果很好，他们也很好奇，就问徐志斌怎么销售的，当时我们关起门来讨论时，详细聊的就是这个。前置传播，将嘉宾的干货提前释放。

提前释放还会带来几个好处：

一是大家对嘉宾和议题有提前的预期，知道来了可以听到什么、了解到什么。

二是其实也可以推动嘉宾，提前梳理思路，以及，甚至在大会上分享出更好的、更深度的思考；

当然，弊端也很明显，会后的传播通常就不好了。这时能扩散的只有PPT、白皮书等另外的重度内容。

不过，话说回来，今年的见实大会，这个打法就压力很大。

因为大会定在9月8日，议题虽然定了下来，但是其中能够起题的嘉宾非常少，疫情带来的冲击比想象中大。这就连带其他的嘉宾的邀约和讨论比想象中少和难，最终到确定嘉宾和议题后的预约对话时间比想象中少。

见实所说的人力安排，其实，7个人中，3个投入在内容上，1个把总所有的议题和嘉宾，剩下3个就在BD、渠道、合作伙伴、现场会务等环节，总之很辛苦。但是内容上投入人力是最大的。

通常大家会说，BD重要不重要。答案当然是重要。这个重要度体现在传播上，即大家知道有一场非常棒的大会。3个人力中，至少1个人力就是每天突进和沟通BD事情。资源很稀缺，这里活动行上的支持就显得很关键。

其他方面，如大图传播、视频等等，是不是也很重要？这就看团队擅长。见实团队擅长在文字和对话上，在嘉宾的议题把握和设计、互相咬合上，大图传播、视频等，所以几乎没怎么碰，效果当然也算不上。

最后，再度明确下，见实的长板，也是推动完成大会的两个要素：

丰富饱满且组合非常好的内容和形式、提前释放嘉宾的干货以做前置传播。

它扬了长，也回避了短，因此效果也很直接明显。

如何成功举办一场论坛或者峰会？

在疫情期间，我们见证了许多行业峰会，将专业分享和圆桌论坛都搬到了线上直播中，并且取得了不错的直播效果！

“主办方有话说”是由活动行发起的活动共生体计划——主办方community&智库衍生的系列活动，每周将会有不同领域的主办方，在全国活动行主办方community分享关于他/她对活动的理解以及通过活动所传递的理念和方法论。

主办方有话说Vol.6期邀请——徐志斌老师 ，对一系列问题进行了深度思考与探索。行业大会是否对所有企业有着同样的重要性？活动门票售罄的关键是什么？不同行业在线上活动运营上有哪些不一样的玩法？

分享内容：

1.关于见实和徐志斌

2.线下大会中，那些影响核心价值的小细节

3.如何做到场场门票售罄

关于见实和徐志斌

徐志斌老师身上的标签很多，见实CEO，《小群效应》、《即时引爆》、《社交红利》作者，也正是这些tag，使得见实的线下活动总是能够借由社交分享爆发一波抢票热潮！

到这里就不得不“炫耀”一下见实线下大会的成绩了：

见实团队现在7人，18年6月刚刚成立，3个月后就举办了第一次行业千人大会，去年做了两次千人大会。3场大会下来，如果要说结果数据的话：

-每次票务都坚持不赠送、不打折原则；全部售罄；实际总是提前5-7天提前售罄；

- 实际会场则总是超出300-400人左右；

- 每次都选择活动行做独家合作，在城市的大会排名中每次总是能占到前三；

这个结果无疑是让人自豪的。

因为一是卖票本来就很难，二是见实的票价着实不低，三是还提前售罄，四是北京、9-10月的黄金会议高峰期，无数高手和大企、无数非常牛的会议扎堆，能悄悄挤入活动行的排名前三，当然值得非常开心。而且，还这么少的人力准备！

去年底见实的私域大会之后，一家合作伙伴现场卷走了1400+意向客户扫码关注企业微信，基本上是现场到达的人，加上部分是PPT扩散出去后关注的。到现在，他们已经签约了40多家大客户，更多意向客户还在洽谈和沟通过程中，预计后续还会有更多转化；而在当时的现场，他们第一次带走了80个客户和6个大代理，甚至还谈定了一个合资公司。

另一位见实的合作伙伴，大会扫码的意向客户也签约了30多家大客户，占客户来源总量的5%；同样，他们还有更多的客户在转化过程中；

这些是见实半月前，特意和合作伙伴做的一次盘点，他们告知的数据。事实上，他们还告知，并没有完全统计完成，及转化仍在继续...

线下大会中 那些影响核心价值的小细节

1

为什么坚持卖票，不打折不赠送？

因为来的人群因此精准、有需求，大家奔着实际问题来的大会，所以实际效果才会非常很好；

而且这个小细节还会带来另一个结果数据：

活动行统计到的见实的大会的签到率应该在85%以上。

这个签到率在活动中算是比较高。实际签到率则远超这个，因为不签到的人并不是不来，相反，见实大会总是会超员30%-40%左右。

高的签到率也让现场气氛很好，见实每次大会9点准时开始，开始时会场已经满了，到下午5-6点结束的时候，现场也是满的。

当付费遴选出精准人群时，大家愿意从头听到尾，愿意深度交流和沟通。

这也是坚持收费，坚持不赠票的原因。

2

定价策略至于定价策略，其实没想过太多，因为收费特别高，场地费也还是不够，还是亏的状态。所以按照行业最多的价格定了一个，也就是199-299左右。如今年见实大会定价是299，线上99，VIP票1999，而去年则是线下199。

当时的想法很简单，这个价格能被普遍采用，一定是被市场接纳的。当推出后，发现大家都觉得在接受区间内，因此，价格的确定就是随大溜走。

3

线下大会真正的核心，什么是好内容？说起超高的签到率，以及相对“朴实”的定价，徐志斌认为这些都是有点自夸的感觉。

组一场大会，核心下力气的地方是两个核心角度：

一个是 议题的组织和嘉宾的组合；这个强调“厚重”和“组合”；

第二个是 前置传播。这个强调提前将所有干货都砸出来；

换句话说，人家付费了也不会从头听到尾，关键是你得有好东西。但什么是好东西？

首先就是第一点，“议题的组织和嘉宾的组合”。

今年见实大会定在9月8日，也是接下来这几天了，于是我们就以今年这个大会为例来聊聊。

今年大会定的主题非常非常平，就是“我们的增长”，没啥大词，平和安静。

但这个主题的确定，是因为见实做了一个调研，找了200多CEO、创业者，和从业者，一个个聊过去，问他们现在关心的问题、碰到的问题、想聊的话题，及2020下半年规划、业务关注点。

不论在什么行业，或身处什么段位，其中超过9成直言回复说：

“必须是业务增长，要带着企业活下去”。

在这个核心话题下，CEO们又分别关注：如何更高效获得客户、今天的投放如何提升效率？市场新常态已经变成什么样了？在新常态下，有哪些新创业机会、新市场玩法浮现？企业该如何在新常态下转型升级？……等等等等，都是现实问题。

可以说，增长从来没有像今天这样迫在眉睫过，尤其是疫情所带来逆境下的收入增长、业务增长。因此干脆将2020见实大会年度主题定名为“我们的增长”。

第二点 嘉宾的确定

这个定了，嘉宾就因此就定了。

见实将去年下半年和今年截至到现在，所能看到的案例做一个梳理，抽离出两个起到关键的增长体系。

一是挑选出一个非常非常有代表性的团队，做领头分享

二是因此请到很多围绕这个增长体系的不同领域创业团队、关键角色到现场。

所有这些嘉宾，不拘泥是不是这个行业，相反，只要在一个大逻辑下，我们会请来许多跨界的嘉宾。

如前年我们请来《我不是药神》的出品人、去年我们请来《长安十二时辰》的出品人，还有《天龙八部》等网游大佬、国内最大的网剧公司，就是因为他们在这些关键话题上的理解和运用，要么早就深入的不得了，要么是另一个领域的跨界大运用，让大家可以脑洞开非常非常多。

这样的话，加上一个起题的标杆案例，加上刚才说的跨界嘉宾，就非常丰满了。

通常，一场大会，类似这样的话题互相咬合、嘉宾跨界组合的大话题，要准备四个。在这样的前提下，现场信息会非常满，因此议题也会非常紧凑。用户很难不从头听到尾。

第三点 私享会的组建

因为20-30分钟的分享通常不过瘾，这时见实会另外请嘉宾再做一个小时的更深度的分享，这个通常不报道、不整理，大家私密聊和听。私享会是大会的重要组成部分，但嘉宾和大会不太一样，只有少数重叠；

这就是见实所说的组合和丰满。形式组合、嘉宾组合、场景组合，话题很满、信息很满，时间很满。

在这个方向上的追求，还有另外一些，如配合重度的白皮书发布。

那是一个一个团队聊下来梳理的白皮书，也是耗时耗力的巨大工程，但分享和裂变效果很好，用户讨论也很积极和热烈。通常几个月过去了，白皮书还在被不断下载，不断有合作伙伴上门问询白皮书中涉及到的某个问题。

见实的大会习惯“做多，和做重”。而且，徐志斌认为，行业中十分需要重度的内容，这真的太稀缺了。

4

行业大会怎么定位的？是为品牌还是为转化？行业大会是怎么定位的？这是活动行对于每个主办方提出的第一个问题。

但真实情况是，见实想的不是这个，而是这种议题组合下来，特别像深度课程，所以很多人把来见实大会当成是深度学习。

今年6月6日见实还组了一个线上11小时大直播，主题是聊私域流量，请了很多嘉宾，每人40分钟展开深聊。结果3万多人从头跟着听到尾，13万人听了大概1小时以上，徐志斌说在现场客串主持都觉得累的不行，特别佩服那些朋友们。后来一次就在群里问到用户，感觉咋样？为啥听这么长时间？

很多人回答说：这是他们听的最过瘾、最专业和深入的一次课程！

这有些哭笑不得，怎么成了课程呢？

但平时的习惯是这样，就是请了很多人在一起，不掏出干货来，互相有很深的启发就觉得浪费时间，大会的组织也往这个方向走了，觉得一年了，很多神人一堆思考和经验，该出来释放一下了，不能老自己一个人乐。大家一起乐才是真的乐。况且，高手是孤独的，他真的需要印证。

所以，不管是线下大会，还是私享会，还是直播，还是沙龙，不管什么形式和主题，见实的特点都一样：内容丰满、嘉宾分享的干货互相咬合。

5

行业干货扎堆，如何做好流程设计？其实，当这些定了，另外一些问题就迎刃而解，如流程怎么设计？如一些嘉宾怎么取舍？

通常，见实大会，甚至都没主办方致辞和发言，即使有，也是放在最后的环节说谢谢。更没有其他什么务虚的致辞，一开场就是重磅的分享，然后从那开始，一路串下来。

以及，行业中都会有一些不得不请的巨头和大公司，但这时，真的是不得不请？必须请来做发言？要知道，请了也很尴尬，因为一是他们时间也紧张，邀请过程会反复变化，二是来了也不一定会讲新东西，往往是讲了无数次的“旧货”——这不是说他们讲的不好，而是因为这类公司的分享通常要有分享的授权、迭代速度也无法跟上外界需求等，所以重复在所难免。

这时，决定请不请其实就看议题——如果对方和你一碰，立刻思路爆炸，这时必须请，对方也会讲出很high的新内容。

丰满的内容和相互组合的议题设置，会保证与会来人的数量、质量和会场效果。

如何做到场场门票售罄

卖票很难的，怎么卖呢？

见实采取的策略就是前置传播。

即前期确定嘉宾和议题后，就提前对嘉宾专访，一篇篇重度干货文章砸下去，通常，一篇文章下去，背后的销售票数就直接可见。

例如，盲售状态，即只确定大会主题，没有确定嘉宾和议题时，大致可以销售出100-200张票左右（这个前提是粉丝已经追随见实多年，基本很信赖见实的推荐和会议，这部分是IP的力量）。

议题和嘉宾确定后，见实会开始邀约对话，这时，每一篇文章背后，都在50-100张票左右，有的甚至达到300-400张票，值得留意的是，这些嘉宾可能并非大名人，关键是手中干货扎实。

因此，实际门票走的时间，真正只有2周左右，就会迅速销售一空。就是干货文章带来的。

见实有几个媒体的长期合作伙伴，他们通常也在南方做大会，大家经常互相帮忙。有一次他们组私董会，结果30个名额，见实就转化了21个。加上见实大会效果很好，他们也很好奇，就问徐志斌怎么销售的，当时我们关起门来讨论时，详细聊的就是这个。前置传播，将嘉宾的干货提前释放。

提前释放还会带来几个好处：

一是大家对嘉宾和议题有提前的预期，知道来了可以听到什么、了解到什么。

二是其实也可以推动嘉宾，提前梳理思路，以及，甚至在大会上分享出更好的、更深度的思考；

当然，弊端也很明显，会后的传播通常就不好了。这时能扩散的只有PPT、白皮书等另外的重度内容。

不过，话说回来，今年的见实大会，这个打法就压力很大。

因为大会定在9月8日，议题虽然定了下来，但是其中能够起题的嘉宾非常少，疫情带来的冲击比想象中大。这就连带其他的嘉宾的邀约和讨论比想象中少和难，最终到确定嘉宾和议题后的预约对话时间比想象中少。

见实所说的人力安排，其实，7个人中，3个投入在内容上，1个把总所有的议题和嘉宾，剩下3个就在BD、渠道、合作伙伴、现场会务等环节，总之很辛苦。但是内容上投入人力是最大的。

通常大家会说，BD重要不重要。答案当然是重要。这个重要度体现在传播上，即大家知道有一场非常棒的大会。3个人力中，至少1个人力就是每天突进和沟通BD事情。资源很稀缺，这里活动行上的支持就显得很关键。

其他方面，如大图传播、视频等等，是不是也很重要？这就看团队擅长。见实团队擅长在文字和对话上，在嘉宾的议题把握和设计、互相咬合上，大图传播、视频等，所以几乎没怎么碰，效果当然也算不上。

最后，再度明确下，见实的长板，也是推动完成大会的两个要素：

丰富饱满且组合非常好的内容和形式、提前释放嘉宾的干货以做前置传播。

它扬了长，也回避了短，因此效果也很直接明显。

如何成功举办一场论坛或者峰会？

筹备峰会，需要重点解决峰会全流程管理中的难点环节，这样问题才能迎刃而解。论坛峰会的筹备管理难点主要体现在宣传推广、嘉宾邀约与接待、峰会创意以及峰会现场管理等方面。鲸会务的论坛峰会指导解决方案如下：

一、多渠道宣传，让峰会的影响力最大化

会议微站

清晰全面的信息分类和简单的浏览方式是会议微站的最大优势。微站的设计使用户更容易在手机端通过社交软件进行信息获取、信息分享。鲸会务的微站功能，可快速搭建活动专属小程序/H5微站。提供会前宣传、售票、报名、日程管理、资料分发，会中签到、人员管理、互动，会后数据统计等一站式会务全流程服务。无需复杂开发，即可实现大会信息展示及活动管理的双重价值。

公众号展示

微信已经成为主要的流量入口，越来越多的会议主办方采用微信公众账号作为会议信息展示平台。灵活的峰会公众号可随时进行峰会信息的宣传推广。

会议小程序

峰会中使用鲸会务会议小程序，除了拥有微站一样的会议信息展示作用，在会议签到、现场互动参与、资料下载等环节也会提供更多的便利性。

二、高效的会议邀约

鲸会务提供活动邀请函、活动小程序等一站式会议邀约功能，利用邀请函/小程序一键发送、分享会议活动，提升邀约效率，进而增加活动的有效参与率。

三、数字化接待服务

在峰会的所有工作中，嘉宾的接待工作同样比较重要。需要确认参会嘉宾接送机时间、酒店预订情况、提供个性化的交通指南等。

鲸会务会议系统可以提前为参会嘉宾分配行程路线，从交通、会议周边指引到酒店入住，都可以提供一对一的贴心安排，指引参会者顺利完成从会前准备到现场参会的环节，提高参会体验。

四、如何打造峰会创意环节

峰会创意环节的设计可以充分营造活动的场景感，调动现场的氛围。如何进行创意互动环节的设计？

3D签到墙

鲸会务的3D签到墙功能，可以实现参会嘉宾的头像和签到语在大屏幕中的创意展示。是活会议开始前的暖场利器，丰富的大屏功能，让参会嘉宾共同体验现场的良好气氛。

现场投票

参会嘉宾可通过手机端进行现场投票功能。多话题、多节目同时进行，自由切换，可及时产生投票评分结果及统计报表。

线上线下同步直播

在线直播的模式让峰会不受场地限制，使活动的参与者增加数倍。不受时间限制，活动结束仍可回看，继续转发扩大传播影响。

五、峰会现场高效管理

峰会现场管理的状态直接决定着峰会的参会体验。现场繁杂的事务管理对于会议主办方来说绝非易事。如何高效、有序地保证峰会的顺利进行，需要足够的经验和合适的方法。鲸会务的峰会管理策略包含报名管理、人员管理、现场控制、数据管理等环节，为现场管理提供强有力支持，保证峰会的顺利进行。

想继续了解或试用鲸会务，欢迎留言或私信，还可以访问下方官网与我们进行联系：

鲸会务_会议管理系统|会务管理系统|一站式会议管理软件 (wm.21kunpeng.com)

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如何成功举办一场论坛或者峰会？

闲着也是闲着。。唠唠嗑吧！！

首先我们先把主题“如何成功举办一场论坛或者峰会？”改为“如何举办一场论坛或者峰会？”可否？

定义成功的因素太多了。领导说成功可以说是成功，行业认可也可以说成功，媒体认可也可以说成功，群众说成功那就更可以说成功了。。。

“如何举办一场论坛或者峰会？”大概的因素说说。。。背景。1.公司或者政府单位（性质）。2.举办这场论坛或者峰会的目的（原因）。3.费用（成本）。策划。1.内部整合建议及思路。2.邀约名单整理与确认。3.时间地点确认（预留大幅度时间，考虑地点是否合适）。4.邀请4A公司参与竞标提案（专业的事情交给专业的来做）。前期。1.再次确定时间地点成本及方案（重要）。2.活动主题及VI制作。3.公司内部人员安排及动员。4.邀请嘉宾与人员确认及确认档期时间等。5.正式邀请与宣传（考虑成本及行业传播性）活动。1.酒店接送机等后勤事项安排。2.活动场地布置。3.活动流程安排。4.发言嘉宾及发言内容确认。5.会后收尾庆功安排。6.宣传（同上）。大概就是这些。真要细细说下去，一天也讲不完。。。

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如何成功举办一场论坛或者峰会？

筹备时间根据人数多少来确定，千人以上一般筹备在三个月到半年以上。

我知道这上面很多答案都是进来打广告的，就不多说了，你可以看下我凭自己经验和摸索写的活动模版，希望可以帮到你：

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