看360
组织大型学术论坛、学术会议有什么要注意的？
对于有共同研究领域的学者们来说，召开会议是学者交流各自领域最前沿思想的最佳方式。但想要筹划举办一场大型的学术会议并不是一件容易的事情，会前需要考虑许多东西，例如会议主题、会议举办地点，会议规模预算费用、会议嘉宾等等，这些都需要前期做足准备。而学术会议是一种交流、互动的会议，因此参会者往往都会将自己的研究成果以学术展板或报告的形式展示出来，使得互动交流更直观、效果更好。因此这种学术会议必须要严谨不出错，下面就会议筹备及举办的流程详细讲一讲。
▎会前准备Preparation
1、拟定会议计划：
①拟定会议主题、地点、规模等，确定主讲人和嘉宾。做出会议经费预算和筹资方案，您应该至少提前八个月开始计划会议的早期阶段，如果会议将有很多参与者或范围很广，则甚至应该更长。
主题：较新学术关注点或较热的学术论点、最新文献，能引起参会者的听会兴趣，有利于达到举行会议的目的；
地点：参会者容易找到，交通便利，有学术交流的氛围，学校交流中心或者市中心临近地铁的酒店会议室（酒店需提前沟通预定）；
主讲人：行业知名专家，有较高学术地位或是有较高的协会职务；会前和讲者过沟通，确认需要他重点讲解的内容。
②确定会议日期、日程。
日期：会议日期尽量安排在4/5/6月，或10/11/12月，一方面利于留足时间进行会议宣传，另一方面利于参会者安排出差时间参会。
③会议细节及注意事项。
餐饮：根据合规和会议预算定制不同的餐标，提前确认好菜单，确认是否可自带酒水，容纳人数，餐厅布置。注意参会用餐人员的宗教信仰，是否有清真、伊斯兰教、回族、素食主义者等；
住宿：分房单间、VIP单间的预留，标间客户的分配。房间内的安排设置，放置水果、欢迎信等 ；
接送站：制作接送站表，参会人员信息，具体到达离开时间，航班班次；
用车：根据到达离开时间及人数安排车型。
④成立会务组，明确会务分工。
2、会议官网：
①搭建会议官网：会议内容信息填充，搭建会议官网，如无官网及相关技术人员，可直接使用会议平台（能一站式注册、投审稿的平台，如MeetConf）。
②若会议需要征稿，确定征稿范围、征稿周期、出版源和审稿人。会议官网上发布征稿信息和征稿邀约。
③专家储备：邀请并确定技术委员会、重要嘉宾等。
3、会议推广及通知：
①会议宣传，通过多种方式邀请参会人员，告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题、征稿范围及方式等。
②注册及投稿跟进。
③在会议的前几天正式确认嘉宾是否能够参加会议。
④第二轮通知/正式通知及回执（包括会址、交通、报道及接站方式、参会证明、住宿要求、是否大会发言、会议壁报准备等等）。
4、临近会议准备工作：
①准备会议资料。
会议审稿，录用缴费通知，开具参会及投稿发票。确定参会人员名单；
编辑出版论文集（包括投稿论文、讲座论文等）；
确定开幕式议程、开幕词或致辞稿代拟稿；
编制会议指南（包括会议日程、代表须知等）；
准备会议纪要和通讯录。
②准备会场标识和设备。
参会代表证、会议背景幕布、指引标志（会议和就餐）、横幅、海报、会议日程（报到处）、壁报、参会人员签到表、会议指南会议手册等；
会议设备租赁：LED屏、电脑、鼠标、投影设备、直播录播设备。
③布置会场。
a.排定会议座次。
会议室：与参会人数匹配，大小适中，隔音效果好，会议室温度及灯光能调节 ；
参会人数：确认参会区域、VIP嘉宾座位及座签。
b.布置环境。
茶歇：水果点心，数量按照参会人数的2/3安排即可；
仪器：电脑、投影机、光笔、无线话筒；
桌卡：讲者、大会主席 ；
引导牌：带有箭头的引导牌；
挂旗/横幅：和大会主题相关的 ；
会议工具：资料、本子、笔、袋子（数量与参会人数一致） ；
奖品：备有会议提问及有奖问答的奖品。
c.检查并配置电化设备。
▎会议进行中conference
1、会议报到：
①接送站/机。
接站/接机：和嘉宾确认车次和航班送站/送机：临近会议结束与嘉宾确认离开时间，车次/航班信息
②现场签到。
③发会议材料，安排住宿。
房卡及胸卡的发放，根据实际情况设置签到台或者是交予负责人 ；
叫早服务：每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间。
④通知有关事项。
2、会场组织：
①接待嘉宾引导其到正确的位置上。
②会场巡视。
保证会议主持人、发言人到位；
照相、会场灯光、音响的调控；
为演讲者及会场参会人员照相。
③调动与会者提问和讨论并给与讲者所需的帮助。
有奖问答设置：让演讲者得到休息，同时调动参会者的积极性、参与性，给与思考时间和解答时间，达到学术交流的目的。
④会议记录。
3、会议生活服务：
及时定购嘉宾回程票， 分发会议代表通讯录；
检查住房设施， 征求膳食意见；
主桌安排：可以放置鲜花等做标识
代表分散入座：最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户
上菜：注意督促服务员的上菜速度
酒水安排：之前和服务员确认好放置的种类和数量；
会后学术交流及参观。
▎会后安排 Post-conference
1、整理会议文件：
整理会议记录， 形成会议决定（简报、纪要），写总结向上级汇报情况或发布， 将会议材料分类、立卷、归档。
2、送别会议嘉宾：
根据返程时间安排车辆， 发放会议照片及资料，讲者的讲稿与其确认征得同意后可拷贝讲述内容，结清会议费用。
3、会后工作：
结算会议开支费用；
归还会议租赁物品，收拾会场。
4、出版物邮寄：
提交论文出版，向作者发送电子刊物或邮寄纸质刊物。
相关提示：
事先询问讲者，他们是否需要其他设备来演讲，例如讲台，大屏幕或电脑，如需要提前拷贝PPT。
准备菜单时，请确定您的任何会议参与者是否有特殊饮食要求。
设置会议室时，请考虑会议的目的，并提供礼堂式座位或带桌子的座位以做笔记。
当您比较场地的价格时，还要询问食物，水，饮料等的价格。这些价格可能非常昂贵。
当然科技时代，你可以选择MeetConf，一个免费的智能学术会议平台。
MeetConf_一站式智能化学术会议交流平台无论是30人以内的小型会议，还是100人以上的大型会议；无论是国内会议，还是国际会议，MeetConf都能灵活满足主办方的各种需求，从会前微网搭建、推广获客、在线投审稿、在线收款，会中会议签到、会议召开，到会后数据统计分析、财务管理，用科技赋能学术会议，帮助主办方减少90%的人力消耗，有效提升会议效率，扩大会议规模与影响力，轻轻松松办好会。
组织大型学术论坛、学术会议有什么要注意的？
对于有共同研究领域的学者们来说，召开会议是学者交流各自领域最前沿思想的最佳方式。但想要筹划举办一场大型的学术会议并不是一件容易的事情，会前需要考虑许多东西，例如会议主题、会议举办地点，会议规模预算费用、会议嘉宾等等，这些都需要前期做足准备。而学术会议是一种交流、互动的会议，因此参会者往往都会将自己的研究成果以学术展板或报告的形式展示出来，使得互动交流更直观、效果更好。因此这种学术会议必须要严谨不出错，下面就会议筹备及举办的流程详细讲一讲。
▎会前准备Preparation
1、拟定会议计划：
①拟定会议主题、地点、规模等，确定主讲人和嘉宾。做出会议经费预算和筹资方案，您应该至少提前八个月开始计划会议的早期阶段，如果会议将有很多参与者或范围很广，则甚至应该更长。
主题：较新学术关注点或较热的学术论点、最新文献，能引起参会者的听会兴趣，有利于达到举行会议的目的；
地点：参会者容易找到，交通便利，有学术交流的氛围，学校交流中心或者市中心临近地铁的酒店会议室（酒店需提前沟通预定）；
主讲人：行业知名专家，有较高学术地位或是有较高的协会职务；会前和讲者过沟通，确认需要他重点讲解的内容。
②确定会议日期、日程。
日期：会议日期尽量安排在4/5/6月，或10/11/12月，一方面利于留足时间进行会议宣传，另一方面利于参会者安排出差时间参会。
③会议细节及注意事项。
餐饮：根据合规和会议预算定制不同的餐标，提前确认好菜单，确认是否可自带酒水，容纳人数，餐厅布置。注意参会用餐人员的宗教信仰，是否有清真、伊斯兰教、回族、素食主义者等；
住宿：分房单间、VIP单间的预留，标间客户的分配。房间内的安排设置，放置水果、欢迎信等 ；
接送站：制作接送站表，参会人员信息，具体到达离开时间，航班班次；
用车：根据到达离开时间及人数安排车型。
④成立会务组，明确会务分工。
2、会议官网：
①搭建会议官网：会议内容信息填充，搭建会议官网，如无官网及相关技术人员，可直接使用会议平台（能一站式注册、投审稿的平台，如MeetConf）。
②若会议需要征稿，确定征稿范围、征稿周期、出版源和审稿人。会议官网上发布征稿信息和征稿邀约。
③专家储备：邀请并确定技术委员会、重要嘉宾等。
3、会议推广及通知：
①会议宣传，通过多种方式邀请参会人员，告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题、征稿范围及方式等。
②注册及投稿跟进。
③在会议的前几天正式确认嘉宾是否能够参加会议。
④第二轮通知/正式通知及回执（包括会址、交通、报道及接站方式、参会证明、住宿要求、是否大会发言、会议壁报准备等等）。
4、临近会议准备工作：
①准备会议资料。
会议审稿，录用缴费通知，开具参会及投稿发票。确定参会人员名单；
编辑出版论文集（包括投稿论文、讲座论文等）；
确定开幕式议程、开幕词或致辞稿代拟稿；
编制会议指南（包括会议日程、代表须知等）；
准备会议纪要和通讯录。
②准备会场标识和设备。
参会代表证、会议背景幕布、指引标志（会议和就餐）、横幅、海报、会议日程（报到处）、壁报、参会人员签到表、会议指南会议手册等；
会议设备租赁：LED屏、电脑、鼠标、投影设备、直播录播设备。
③布置会场。
a.排定会议座次。
会议室：与参会人数匹配，大小适中，隔音效果好，会议室温度及灯光能调节 ；
参会人数：确认参会区域、VIP嘉宾座位及座签。
b.布置环境。
茶歇：水果点心，数量按照参会人数的2/3安排即可；
仪器：电脑、投影机、光笔、无线话筒；
桌卡：讲者、大会主席 ；
引导牌：带有箭头的引导牌；
挂旗/横幅：和大会主题相关的 ；
会议工具：资料、本子、笔、袋子（数量与参会人数一致） ；
奖品：备有会议提问及有奖问答的奖品。
c.检查并配置电化设备。
▎会议进行中conference
1、会议报到：
①接送站/机。
接站/接机：和嘉宾确认车次和航班送站/送机：临近会议结束与嘉宾确认离开时间，车次/航班信息
②现场签到。
③发会议材料，安排住宿。
房卡及胸卡的发放，根据实际情况设置签到台或者是交予负责人 ；
叫早服务：每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间。
④通知有关事项。
2、会场组织：
①接待嘉宾引导其到正确的位置上。
②会场巡视。
保证会议主持人、发言人到位；
照相、会场灯光、音响的调控；
为演讲者及会场参会人员照相。
③调动与会者提问和讨论并给与讲者所需的帮助。
有奖问答设置：让演讲者得到休息，同时调动参会者的积极性、参与性，给与思考时间和解答时间，达到学术交流的目的。
④会议记录。
3、会议生活服务：
及时定购嘉宾回程票， 分发会议代表通讯录；
检查住房设施， 征求膳食意见；
主桌安排：可以放置鲜花等做标识
代表分散入座：最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户
上菜：注意督促服务员的上菜速度
酒水安排：之前和服务员确认好放置的种类和数量；
会后学术交流及参观。
▎会后安排 Post-conference
1、整理会议文件：
整理会议记录， 形成会议决定（简报、纪要），写总结向上级汇报情况或发布， 将会议材料分类、立卷、归档。
2、送别会议嘉宾：
根据返程时间安排车辆， 发放会议照片及资料，讲者的讲稿与其确认征得同意后可拷贝讲述内容，结清会议费用。
3、会后工作：
结算会议开支费用；
归还会议租赁物品，收拾会场。
4、出版物邮寄：
提交论文出版，向作者发送电子刊物或邮寄纸质刊物。
相关提示：
事先询问讲者，他们是否需要其他设备来演讲，例如讲台，大屏幕或电脑，如需要提前拷贝PPT。
准备菜单时，请确定您的任何会议参与者是否有特殊饮食要求。
设置会议室时，请考虑会议的目的，并提供礼堂式座位或带桌子的座位以做笔记。
当您比较场地的价格时，还要询问食物，水，饮料等的价格。这些价格可能非常昂贵。
当然科技时代，你可以选择MeetConf，一个免费的智能学术会议平台。
MeetConf_一站式智能化学术会议交流平台无论是30人以内的小型会议，还是100人以上的大型会议；无论是国内会议，还是国际会议，MeetConf都能灵活满足主办方的各种需求，从会前微网搭建、推广获客、在线投审稿、在线收款，会中会议签到、会议召开，到会后数据统计分析、财务管理，用科技赋能学术会议，帮助主办方减少90%的人力消耗，有效提升会议效率，扩大会议规模与影响力，轻轻松松办好会。
组织大型学术论坛、学术会议有什么要注意的？
2016年曾经帮香港老板组织过一次学术会议。作为大(tou)会(hao)秘(da)书(za)，可谓事无巨细。
打开当年的会议事项的文件夹：
下面一个个解释（可能有些项目之间有重复）
certificates给keynote speakers、sponsors、supporting organizations准备表示感谢的证书；给最佳论文获得者准备获奖证书；为普通参会者提供参与证书（由于会议在香港举办，很多工业界人士也参加以获取Continuing Professional Development (CPD）的课时）
证书需要打印（提前联系打印店）；给keynote speakers的证书需要准备边框，边框是在淘宝买的。
2. keynote slides
keynote speaker的演讲PPT
事实上，keynote speaker主要是老板在联系。对每个keynote speaker，要为他们预定酒店，确认他们的航班号以及在必要时提供机场接送，提前确定演讲的题目、摘要等等。
3. logos
整理赞助商和supporting organizations的logo，在会议网站、宣传flyer、会议议程、论文集等文件中都需要包括这些logo。
4. papers
整理所有文章整理出一些shortlist paper，评选最佳论文奖5. people
people包括普通参会者、keynote speaker、sponsor代表、supporting organizations代表等等。这包括很多很多事情：
给参会者提供邀请函，以便申请签证给参会者提供注册的收据，以便报销（系统里面生成的可能不符合有些单位的要求）学生注册的话，确认其学生证信息 对于sponsor和supporting organizations，我们会赠与他们几张参会门票。因此需要与他们确认参会代表信息，以便制作名牌。香港本地人用支票付款的话，也需要额外的核实6. proceedings
整理最后的会议论文集。主要问题是不少论文没有按照我们要求的格式提交，因此调整格式很花时间。
我们毕竟不是专业编辑，很多地方做的不专业。我一直没有想清楚，是应该把所有论文的word文档复制粘贴到一起，还是应该把所有论文的pdf文档放到一起。前者导致文档非常大（接近200MB），电脑卡顿。后者是担心页码数、目录不太方便编辑。
btw, proceedings是放在U盘里面给参会者的，U盘是淘宝买的，可以定制图案。
7. program
会议议程。基本上是按照往年的样子照做，其中包括：
封面设计欢迎辞大会议程 （这需要将文章分到不同的session，确定每个session的主题和chair）会场地图一些指南：给session chair，speaker等提供一些指南 （比如presentation时长之类的信息）keynote speaker的题目、摘要、个人简历香港旅游信息还有最重要的！赞助商的广告！要提前联系好打印店。因为一下子打印200多份，不是那么容易的事情。
8. reports
这个一下子跳到了会议结束之后。我们写了几篇新闻稿，中英文都有，宣传一下会议的举办~
9. signs to print
会议之前需要打印很多零碎的东西，比如：
参会者的名牌里面的那张纸 （ps. 名牌外壳、带子都是淘宝买的）根据不同的类型（比如keynote、sponsor还是普通参会者），名牌颜色是不同的。会场的session信息 （比如每个session门口要放着每天的议程）时间提示牌（presentation还剩3分钟 1分钟之类的）会议注册是按照姓氏的首字母来分组注册的，那么就需要在注册台前面张贴提示 比如（A-G; H-L; M-T; U-Z）方向指示牌（午餐跟会场不是在同一楼层，因此需要打印指示牌，告诉参会者如何去午餐的地方）Podium face 每个会议室的演讲台前面用会议的logo贴一下，显得比较专业。有些参会人员提供午餐和宴会，有些则没有。因此需要打印这些券，并且分发给参会者。在plenary session中，大会主席、keynote speaker需要坐在前排，因此需要打印那种摆在桌子上的名牌。10. 其他
当然也有很多其他工作不是我负责的。比如：
会议网站的维护更新论文的review给参会者准备package （定制袋子和袋子里面的东西比如大会议程、U盘、笔、赞助商的宣传册等等）会场布置的大展板，我们需要设计并且与制作的公司进行协调制作安装事宜每个session提前准备好电脑、调试投影仪、调试麦克风等等由于宴会和一些参观活动需要乘坐大巴，也需要跟巴士公司联系等等暂时想到这么多，肯定有很多遗漏的地方。办一次会议实在是非常花费时间精力的。
这次会议之后还有一段插曲，参见以下回答：
读研过程中的「打杂」是必要的锻炼还是无意义的浪费时间？组织大型学术论坛、学术会议有什么要注意的？
2016年曾经帮香港老板组织过一次学术会议。作为大(tou)会(hao)秘(da)书(za)，可谓事无巨细。
打开当年的会议事项的文件夹：
下面一个个解释（可能有些项目之间有重复）
certificates给keynote speakers、sponsors、supporting organizations准备表示感谢的证书；给最佳论文获得者准备获奖证书；为普通参会者提供参与证书（由于会议在香港举办，很多工业界人士也参加以获取Continuing Professional Development (CPD）的课时）
证书需要打印（提前联系打印店）；给keynote speakers的证书需要准备边框，边框是在淘宝买的。
2. keynote slides
keynote speaker的演讲PPT
事实上，keynote speaker主要是老板在联系。对每个keynote speaker，要为他们预定酒店，确认他们的航班号以及在必要时提供机场接送，提前确定演讲的题目、摘要等等。
3. logos
整理赞助商和supporting organizations的logo，在会议网站、宣传flyer、会议议程、论文集等文件中都需要包括这些logo。
4. papers
整理所有文章整理出一些shortlist paper，评选最佳论文奖5. people
people包括普通参会者、keynote speaker、sponsor代表、supporting organizations代表等等。这包括很多很多事情：
给参会者提供邀请函，以便申请签证给参会者提供注册的收据，以便报销（系统里面生成的可能不符合有些单位的要求）学生注册的话，确认其学生证信息 对于sponsor和supporting organizations，我们会赠与他们几张参会门票。因此需要与他们确认参会代表信息，以便制作名牌。香港本地人用支票付款的话，也需要额外的核实6. proceedings
整理最后的会议论文集。主要问题是不少论文没有按照我们要求的格式提交，因此调整格式很花时间。
我们毕竟不是专业编辑，很多地方做的不专业。我一直没有想清楚，是应该把所有论文的word文档复制粘贴到一起，还是应该把所有论文的pdf文档放到一起。前者导致文档非常大（接近200MB），电脑卡顿。后者是担心页码数、目录不太方便编辑。
btw, proceedings是放在U盘里面给参会者的，U盘是淘宝买的，可以定制图案。
7. program
会议议程。基本上是按照往年的样子照做，其中包括：
封面设计欢迎辞大会议程 （这需要将文章分到不同的session，确定每个session的主题和chair）会场地图一些指南：给session chair，speaker等提供一些指南 （比如presentation时长之类的信息）keynote speaker的题目、摘要、个人简历香港旅游信息还有最重要的！赞助商的广告！要提前联系好打印店。因为一下子打印200多份，不是那么容易的事情。
8. reports
这个一下子跳到了会议结束之后。我们写了几篇新闻稿，中英文都有，宣传一下会议的举办~
9. signs to print
会议之前需要打印很多零碎的东西，比如：
参会者的名牌里面的那张纸 （ps. 名牌外壳、带子都是淘宝买的）根据不同的类型（比如keynote、sponsor还是普通参会者），名牌颜色是不同的。会场的session信息 （比如每个session门口要放着每天的议程）时间提示牌（presentation还剩3分钟 1分钟之类的）会议注册是按照姓氏的首字母来分组注册的，那么就需要在注册台前面张贴提示 比如（A-G; H-L; M-T; U-Z）方向指示牌（午餐跟会场不是在同一楼层，因此需要打印指示牌，告诉参会者如何去午餐的地方）Podium face 每个会议室的演讲台前面用会议的logo贴一下，显得比较专业。有些参会人员提供午餐和宴会，有些则没有。因此需要打印这些券，并且分发给参会者。在plenary session中，大会主席、keynote speaker需要坐在前排，因此需要打印那种摆在桌子上的名牌。10. 其他
当然也有很多其他工作不是我负责的。比如：
会议网站的维护更新论文的review给参会者准备package （定制袋子和袋子里面的东西比如大会议程、U盘、笔、赞助商的宣传册等等）会场布置的大展板，我们需要设计并且与制作的公司进行协调制作安装事宜每个session提前准备好电脑、调试投影仪、调试麦克风等等由于宴会和一些参观活动需要乘坐大巴，也需要跟巴士公司联系等等暂时想到这么多，肯定有很多遗漏的地方。办一次会议实在是非常花费时间精力的。
这次会议之后还有一段插曲，参见以下回答：
读研过程中的「打杂」是必要的锻炼还是无意义的浪费时间？组织大型学术论坛、学术会议有什么要注意的？
注意事项：
主题选择选择一个能够引起热门话题的新话题，以更加确定地吸引演讲者，代表和与会者。太狭隘，没有足够的人会来，太广泛，你的会议将不够集中。
推广宣传成功的会议通常有一个非常精心设计的广告策略。会议预告片在官方公告之前几个月发出，以便相关领域的人员产生期望并有兴趣参加。引人注目的会议主题和标语肯定会在未来的参与者心目中形成会议的积极形象，并在会议结束后保持多年。对于会议组织者来说，良好的广告也是吸引赞助和扩大赞助网络的一种手段。
预算和赞助一些小经验：总是用最新的报价来计算你的消费。在支出和收入方面总是假设最糟糕的情况。确保注册费和其他资金足够支付您的预计支出和应急支出。
检查您是否有资格通过您的大学或研究所获得研究人员主导的计划资助。与您所在主题领域的专业机构和行业联系人保持联系，以同意相关企业参会立海报宣传的方式获取赞助（如仪器出售厂家、药品供应商等）。
日期和场地日期：检查同一年是否会有类似的会议，以避免重叠。选择与其他主要部门或机构活动不相冲突的日期。
场地：
位置：选择一个方便人们前往的地点。交通链接：务必选择靠近公共交通站点的场地。设施：确保场地拥有最新的信息技术和WiFi，确保扬声器和话筒的正常使用。尺寸：场地需要容纳多少人; 过度拥挤或半空的房间并不理想。餐饮：拥有内部餐饮服务的场所意味着更少的事情可以组织起来。标识：场地地图要在大厅展示，各个会场、就餐处、卫生间路线的指引用箭头标明。住宿：如果您的会议持续超过一天，请确保附近有充足的住宿、舒适的客房。
一流的演讲者学术会议，最吸引人的当然是演讲者中是否有大牛、演讲内容是否是专业领域的热点。
工作人员在国内，大多数会议由大学或中科院主办，因此会在其本校招募大量学生作为自愿者，在场地进行服务工作。入场人员的核实、接待、引导，参会资料和宣传单的派发，场地的整理，演讲进行时突发情况的维护等等。要对工作人员进行细致的培训和指导。
证件及资料的准备工作证、嘉宾证、参会证都要先准备好，会议指南更是要多多花费心思。会议指南中尤其注意表明各个分会场的报告时间、内容和演讲者信息，注意附会场地图。为会议注册人员准备的参会证、用餐券和会议指南用会议专用的手提袋装好在场地大厅根据身份证明派发。
茶歇和用餐虽然会议重点是学术交流，但丰富精致的茶歇、口味较好的餐饮将直接影响参会人员的感官，从而留下深刻的印象。茶歇中咖啡、茶饮、水果是必备物品，水果、小食种类不必太昂贵，但一定要丰富。
以上，希望能有帮助。
艾德思（EditSprings），科研之路为你助力。
【文献】研究生们刚开始看英文文献是怎么看的？；【论文】六个步骤搞定SCI论文写作；【Cover Letter】教你写一篇让编辑一见钟情的投稿信；【Graphical Abstract】图文摘要应该如何设计？【投稿】手把手教你搞定在线投稿！；【状态】SCI论文投稿后的各种状态，你都知道吗？【返修】绝对干货：回复论文审稿意见的六大技巧；组织大型学术论坛、学术会议有什么要注意的？
注意事项：
主题选择选择一个能够引起热门话题的新话题，以更加确定地吸引演讲者，代表和与会者。太狭隘，没有足够的人会来，太广泛，你的会议将不够集中。
推广宣传成功的会议通常有一个非常精心设计的广告策略。会议预告片在官方公告之前几个月发出，以便相关领域的人员产生期望并有兴趣参加。引人注目的会议主题和标语肯定会在未来的参与者心目中形成会议的积极形象，并在会议结束后保持多年。对于会议组织者来说，良好的广告也是吸引赞助和扩大赞助网络的一种手段。
预算和赞助一些小经验：总是用最新的报价来计算你的消费。在支出和收入方面总是假设最糟糕的情况。确保注册费和其他资金足够支付您的预计支出和应急支出。
检查您是否有资格通过您的大学或研究所获得研究人员主导的计划资助。与您所在主题领域的专业机构和行业联系人保持联系，以同意相关企业参会立海报宣传的方式获取赞助（如仪器出售厂家、药品供应商等）。
日期和场地日期：检查同一年是否会有类似的会议，以避免重叠。选择与其他主要部门或机构活动不相冲突的日期。
场地：
位置：选择一个方便人们前往的地点。交通链接：务必选择靠近公共交通站点的场地。设施：确保场地拥有最新的信息技术和WiFi，确保扬声器和话筒的正常使用。尺寸：场地需要容纳多少人; 过度拥挤或半空的房间并不理想。餐饮：拥有内部餐饮服务的场所意味着更少的事情可以组织起来。标识：场地地图要在大厅展示，各个会场、就餐处、卫生间路线的指引用箭头标明。住宿：如果您的会议持续超过一天，请确保附近有充足的住宿、舒适的客房。
一流的演讲者学术会议，最吸引人的当然是演讲者中是否有大牛、演讲内容是否是专业领域的热点。
工作人员在国内，大多数会议由大学或中科院主办，因此会在其本校招募大量学生作为自愿者，在场地进行服务工作。入场人员的核实、接待、引导，参会资料和宣传单的派发，场地的整理，演讲进行时突发情况的维护等等。要对工作人员进行细致的培训和指导。
证件及资料的准备工作证、嘉宾证、参会证都要先准备好，会议指南更是要多多花费心思。会议指南中尤其注意表明各个分会场的报告时间、内容和演讲者信息，注意附会场地图。为会议注册人员准备的参会证、用餐券和会议指南用会议专用的手提袋装好在场地大厅根据身份证明派发。
茶歇和用餐虽然会议重点是学术交流，但丰富精致的茶歇、口味较好的餐饮将直接影响参会人员的感官，从而留下深刻的印象。茶歇中咖啡、茶饮、水果是必备物品，水果、小食种类不必太昂贵，但一定要丰富。
以上，希望能有帮助。
艾德思（EditSprings），科研之路为你助力。
【文献】研究生们刚开始看英文文献是怎么看的？；【论文】六个步骤搞定SCI论文写作；【Cover Letter】教你写一篇让编辑一见钟情的投稿信；【Graphical Abstract】图文摘要应该如何设计？【投稿】手把手教你搞定在线投稿！；【状态】SCI论文投稿后的各种状态，你都知道吗？【返修】绝对干货：回复论文审稿意见的六大技巧；组织大型学术论坛、学术会议有什么要注意的？
如果在国外，一定要注意gender distribution，包括讲poster的讲keynote的和得奖的。
组织大型学术论坛、学术会议有什么要注意的？
如果在国外，一定要注意gender distribution，包括讲poster的讲keynote的和得奖的。
组织大型学术论坛、学术会议有什么要注意的？
别忘了免费咖啡、免费茶、小食品等
组织大型学术论坛、学术会议有什么要注意的？
别忘了免费咖啡、免费茶、小食品等
